Porqu茅 es importante una Intranet

2015
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Porqu茅 es importante una Intranet
Desde el Grupo Hierros Alfonso se eligi贸 utilizar una Intranet con el objetivo de fomentar e impulsar la comunicaci贸n interna. Descubre lo que motiv贸 la elecci贸n y los beneficios que puede aportar a cualquier empresa que est茅 dispuesta a trabajar con una herramienta como 茅sta.

Si hay algo que verdaderamente define la cultura de una empresa es su comunicaci贸n interna. Que exista una comunicaci贸n transversal y diagonal entre todos sus integrantes va a conseguir que el ambiente de trabajo mejore y, por lo tanto, la productividad.

Conseguir que la comunicaci贸n interna se fomente es una cuesti贸n de cultura empresarial. Ha de partir desde la gerencia y llegar hasta el 煤ltimo empleado. Para ello son necesarias ciertas herramientas. El mejor ejemplo es la Intranet.

Una Intranet es un portal web de uso interno para las organizaciones. Su misi贸n es conseguir una gesti贸n 贸ptima del conocimiento que se genera en la empresa. Mediante esta gesti贸n se va a lograr facilitar y agilizar los flujos de trabajo de los colaboradores en base a la comunicaci贸n interna.

Esta agilizaci贸n revierte directamente en un ahorro de tiempo y recursos en la b煤squeda de cualquier material que se necesite para desarrollar las funciones. Adem谩s, contribuye a disminuir la frustraci贸n de no encontrar lo que se busca, ya que estar谩 todo centralizado en esta herramienta.

La Intranet tiene que albergar una serie de contenidos que hagan m谩s sencillas las tareas diarias. As铆 pues, en ella se puede encontrar informaci贸n de la empresa, documentos de uso com煤n, espacios dedicados a la colaboraci贸n e interacci贸n de los empleados, etc.

Otra particularidad de la Intranet es su modo de uso. Es un espacio abierto las 24 horas del d铆a, los 365 d铆as del a帽o. Siempre que alguien de la empresa necesite cualquier informaci贸n va a estar ah铆 disponible. Nunca se sabe cu谩ndo se puede necesitar.

A la hora de incorporar a nuevas personas a la plantilla de la empresa, la Intranet puede jugar un papel decisivo en su formaci贸n interna. Es imposible que esta incorporaci贸n est茅 tutorizada al 100% por otro empleado. As铆 que se pueden incluir en la herramienta documentos que ayuden a la formaci贸n del nuevo integrante de la organizaci贸n explicando los procesos que ha de realizar a modo de manuales y tutoriales.

Porqu茅 es importante una Intranet

De todos modos, la utilidad de una Intranet reside en su organizaci贸n y un dise帽o que la haga intuitiva y usable. No sirve de nada que el trabajador emplee el mismo tiempo buscando recursos en la aplicaci贸n que si no existiera. Debe estar desarrollada pensando en el usuario. Dado el afloramiento de todo tipo de nuevos dispositivos, como los smartphones o las tablets, se puede plantear incluso un dise帽o adaptable o responsive.

Por lo tanto, una Intranet ha de estar correctamente categorizada en diferentes apartados./ Estos deben estar definidos en funci贸n del tipo de empresa, su 谩mbito de actuaci贸n, su tama帽o, etc. Estos son algunos ejemplos:

  • Actualidad: informaci贸n de la empresa que convenga que los integrantes de la plantilla conozcan por su novedad e influencia en el trabajo diario.
  • Informaci贸n de la empresa: aqu铆 han de estar todos los documentos que est茅n relacionados con la organizaci贸n: misi贸n, visi贸n, valores, mensajes de direcci贸n, etc.
  • Informaci贸n para el trabajo: este apartado puede albergar documentos de gesti贸n, informaci贸n comercial, recomendaciones en prevenci贸n de riesgos, etc.
  • Formaci贸n: este apartado debe aglutinar la informaci贸n relevante para el reciclaje o ense帽anza a los nuevos empleados de los diferentes procesos productivos.
  • Plataformas de colaboraci贸n: entrar铆an aqu铆, todos los foros de discusi贸n entre empleados en general o grupos de trabajo o chats, por poner un ejemplo.
  • Buscador: un campo de b煤squeda puede ser tremendamente 煤til cuando el volumen de informaci贸n es elevado.
  • Repositorio de documentos: la Intranet ha de actuar a modo de biblioteca de toda la informaci贸n que deba ser compartida por parte de la empresa para que est茅 al alcance de todos.

Teniendo en cuenta todo esto, la Intranet va a producir una serie de beneficios muy importantes para la empresa. Se van a reducir los costes, ya que con herramientas de este tipo se mejora la productividad y la eficiencia y la eficacia de los procesos. Al servir la misma informaci贸n para todo el mundo, la transparencia mejora. Para ello se sirve de una herramienta segura y que no ofrece barreras a la informaci贸n y la comunicaci贸n. Va a servir para la reutilizaci贸n y la retenci贸n del talento, ya que todo lo que se publique va a estar disponible en un futuro. Va a favorecer en gran manera la comunicaci贸n interna a trav茅s de la interacci贸n entre los usuarios de la Intranet, lo que tiene una influencia directa en la consolidaci贸n de una cultura corporativa y una apuesta por la innovaci贸n y la creatividad.

Con esto y con todo, antes de lanzarnos a por una Intranet para nuestra empresa hay que valorar si de verdad es necesaria y, una vez lanzada, saber el uso que se le da. Si no se utiliza o no se va a utilizar es mejor ahorrarse la inversi贸n.

Porqu茅 es importante una Intranet

En el Grupo Hierros Alfonso, nos planteamos la utilizaci贸n de una herramienta como es una Intranet debido a las dimensiones de la empresa. No en vano, el grupo est谩 compuesto por seis filiales que generan informaci贸n d铆a a d铆a.

En nuestro af谩n por homogeneizar los procesos productivos, tambi茅n se plante贸 la homogeneizaci贸n de la comunicaci贸n para fomentar la transparencia y mejorar la eficiencia en la resoluci贸n de eventualidades.

As铆 pues, la Intranet del Grupo Hierros Alfonso se compone de apartados generales y apartados espec铆ficos. Los generales albergan informaci贸n que puede ser de inter茅s general para todos los empleados, como pueden ser informaci贸n acerca de la empresa, recursos humanos, prevenci贸n de riesgos, etc.

Los apartados espec铆ficos vienen determinados por el departamento al que hacen referencia. As铆 pues, se fomenta la comunicaci贸n interna entre los integrantes de cada 谩rea productiva. Los consejos y problemas que tienen unos pueden servir como soluci贸n para otros.

Adem谩s, a fin de documentar y procedimentar todas las incidencias que ocurren en el 谩mbito de los sistemas inform谩ticos, se hace especial hincapi茅 en su trato mediante la Intranet. Es la mejor manera de recoger todas las eventualidades que ocurran y establecer una priorizaci贸n en su soluci贸n.

Desde el Grupo Hierros Alfonso se apuesta por la innovaci贸n en los procesos, por la comunicaci贸n interna y por la transparencia como forma de ser m谩s productivos y, de este modo, poder cumplir con nuestro objetivo: poder satisfacer a nuestros clientes lo m谩ximo posible.

F茅lix Guti茅rrez

Dpto. de marketing

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