Porqué es importante una Intranet

28/07/2015
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Porqué es importante una Intranet
Desde el Grupo Hierros Alfonso se eligió utilizar una Intranet con el objetivo de fomentar e impulsar la comunicación interna. Descubre lo que motivó la elección y los beneficios que puede aportar a cualquier empresa que esté dispuesta a trabajar con una herramienta como ésta.

Si hay algo que verdaderamente define la cultura de una empresa es su comunicación interna. Que exista una comunicación transversal y diagonal entre todos sus integrantes va a conseguir que el ambiente de trabajo mejore y, por lo tanto, la productividad.

Conseguir que la comunicación interna se fomente es una cuestión de cultura empresarial. Ha de partir desde la gerencia y llegar hasta el último empleado. Para ello son necesarias ciertas herramientas. El mejor ejemplo es la Intranet.

Una Intranet es un portal web de uso interno para las organizaciones. Su misión es conseguir una gestión óptima del conocimiento que se genera en la empresa. Mediante esta gestión se va a lograr facilitar y agilizar los flujos de trabajo de los colaboradores en base a la comunicación interna.

Esta agilización revierte directamente en un ahorro de tiempo y recursos en la búsqueda de cualquier material que se necesite para desarrollar las funciones. Además, contribuye a disminuir la frustración de no encontrar lo que se busca, ya que estará todo centralizado en esta herramienta.

La Intranet tiene que albergar una serie de contenidos que hagan más sencillas las tareas diarias. Así pues, en ella se puede encontrar información de la empresa, documentos de uso común, espacios dedicados a la colaboración e interacción de los empleados, etc.

Otra particularidad de la Intranet es su modo de uso. Es un espacio abierto las 24 horas del día, los 365 días del año. Siempre que alguien de la empresa necesite cualquier información va a estar ahí disponible. Nunca se sabe cuándo se puede necesitar.

A la hora de incorporar a nuevas personas a la plantilla de la empresa, la Intranet puede jugar un papel decisivo en su formación interna. Es imposible que esta incorporación esté tutorizada al 100% por otro empleado. Así que se pueden incluir en la herramienta documentos que ayuden a la formación del nuevo integrante de la organización explicando los procesos que ha de realizar a modo de manuales y tutoriales.

Porqué es importante una Intranet

De todos modos, la utilidad de una Intranet reside en su organización y un diseño que la haga intuitiva y usable. No sirve de nada que el trabajador emplee el mismo tiempo buscando recursos en la aplicación que si no existiera. Debe estar desarrollada pensando en el usuario. Dado el afloramiento de todo tipo de nuevos dispositivos, como los smartphones o las tablets, se puede plantear incluso un diseño adaptable o responsive.

Por lo tanto, una Intranet ha de estar correctamente categorizada en diferentes apartados./ Estos deben estar definidos en función del tipo de empresa, su ámbito de actuación, su tamaño, etc. Estos son algunos ejemplos:

  • Actualidad: información de la empresa que convenga que los integrantes de la plantilla conozcan por su novedad e influencia en el trabajo diario.
  • Información de la empresa: aquí han de estar todos los documentos que estén relacionados con la organización: misión, visión, valores, mensajes de dirección, etc.
  • Información para el trabajo: este apartado puede albergar documentos de gestión, información comercial, recomendaciones en prevención de riesgos, etc.
  • Formación: este apartado debe aglutinar la información relevante para el reciclaje o enseñanza a los nuevos empleados de los diferentes procesos productivos.
  • Plataformas de colaboración: entrarían aquí, todos los foros de discusión entre empleados en general o grupos de trabajo o chats, por poner un ejemplo.
  • Buscador: un campo de búsqueda puede ser tremendamente útil cuando el volumen de información es elevado.
  • Repositorio de documentos: la Intranet ha de actuar a modo de biblioteca de toda la información que deba ser compartida por parte de la empresa para que esté al alcance de todos.

Teniendo en cuenta todo esto, la Intranet va a producir una serie de beneficios muy importantes para la empresa. Se van a reducir los costes, ya que con herramientas de este tipo se mejora la productividad y la eficiencia y la eficacia de los procesos. Al servir la misma información para todo el mundo, la transparencia mejora. Para ello se sirve de una herramienta segura y que no ofrece barreras a la información y la comunicación. Va a servir para la reutilización y la retención del talento, ya que todo lo que se publique va a estar disponible en un futuro. Va a favorecer en gran manera la comunicación interna a través de la interacción entre los usuarios de la Intranet, lo que tiene una influencia directa en la consolidación de una cultura corporativa y una apuesta por la innovación y la creatividad.

Con esto y con todo, antes de lanzarnos a por una Intranet para nuestra empresa hay que valorar si de verdad es necesaria y, una vez lanzada, saber el uso que se le da. Si no se utiliza o no se va a utilizar es mejor ahorrarse la inversión.

Porqué es importante una Intranet

En el Grupo Hierros Alfonso, nos planteamos la utilización de una herramienta como es una Intranet debido a las dimensiones de la empresa. No en vano, el grupo está compuesto por seis filiales que generan información día a día.

En nuestro afán por homogeneizar los procesos productivos, también se planteó la homogeneización de la comunicación para fomentar la transparencia y mejorar la eficiencia en la resolución de eventualidades.

Así pues, la Intranet del Grupo Hierros Alfonso se compone de apartados generales y apartados específicos. Los generales albergan información que puede ser de interés general para todos los empleados, como pueden ser información acerca de la empresa, recursos humanos, prevención de riesgos, etc.

Los apartados específicos vienen determinados por el departamento al que hacen referencia. Así pues, se fomenta la comunicación interna entre los integrantes de cada área productiva. Los consejos y problemas que tienen unos pueden servir como solución para otros.

Además, a fin de documentar y procedimentar todas las incidencias que ocurren en el ámbito de los sistemas informáticos, se hace especial hincapié en su trato mediante la Intranet. Es la mejor manera de recoger todas las eventualidades que ocurran y establecer una priorización en su solución.

Desde el Grupo Hierros Alfonso se apuesta por la innovación en los procesos, por la comunicación interna y por la transparencia como forma de ser más productivos y, de este modo, poder cumplir con nuestro objetivo: poder satisfacer a nuestros clientes lo máximo posible.

Félix Gutiérrez

Dpto. de marketing

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